Stadt Memmingen:Allgemeines

Aufgaben des Stadtarchivs

Das Stadtarchiv ist eine öffentliche Einrichtung der Stadt Memmingen. Es archiviert das Schriftgut der Stadtverwaltung, der von der Stadt verwalteten Stiftungen sowie der städtischen Eigenbetriebe, einschließlich ihrer Rechtsvorgänger, soweit diesen Unterlagen ein bleibender Wert für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtssprechung oder Verwaltung zukommt. Darüberhinaus sammelt das Stadtarchiv Dokumentationsmaterial und archiviert nach Vereinbarung privates Archivgut.

Die nachfolgende Grafik zeigt, wie sich die Arbeitszeit der Archivbediensteten in ihrer Gesamtheit auf die einzelnen Aufgaben verteilt (2006). Der Archivalltag ist geprägt von langfristig angelegten Konservierungs- und Erschließungsarbeiten. Während mehr als 50% der wöchentlichen Bürozeiten sind Archivbenützer im Lesesaal anwesend; die unmittelbare Betreuung der Benützer umfasst 9 % der Arbeitszeit der Archivbediensteten.

Konservierung der bis ins 13. Jahrhundert zurückreichenden Archivalien (unter möglichst optimalen Lagerbedingungen) sowie Restaurierung beschädigter Urkunden, Amtsbücher oder Akten zur Wiederherstellung ihrer Benützbarkeit (in der Archivwerkstatt)

Durch Schimmelpilze schwer beschädigter Archivband...

Das Stadtarchiv ergänzt seine Bestände durch Übernahme von Akten der Ämter, Dienststellen und Betriebe der Stadtverwaltung (siehe Bestand B Stadt) sowie durch eine aktive und fortlaufende Dokumentationstätigkeit (siehe Bestände E Sammlungen und F Vereins- und Privatarchive).

Seit September 2005 ist das Stadtarchiv auch für die „Schriftgutverwaltung“ in den Ämtern und Dienststellen der Stadtverwaltung zuständig; in diesem Zusammenhang wurde die Registratur im Rathaus unmittelbar dem Stadtarchiv zugeordnet.

Die Entwicklung der Verwaltung von der Ordnungs- zur Leistungsverwaltung, ihre zunehmende Spezialisierung sowie der Einsatz moderner Technologien und das damit häufig noch verbundene starke Anwachsen des Schriftgutes machen Regelungen für den an sich vor-archivischen Bereich der Schriftgutverwaltung erforderlich. Die Erstellung von Aktentitel-Verzeichnissen auf der Grundlage eines fortlaufend aktualisierten Aktenplanes (etwa des Einheitsaktenplanes für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter) kann dabei den Zugriff auf Verwaltungsdaten erleichtern und ein einfaches und geregeltes Aussonderungsverfahren fördern.

Archivgut wird im Stadtarchiv geordnet und verzeichnet, also inhaltlich und formal erschlossen. Ergebnis der Datenerfassung in einer archivspezifischen Datenbank sind Verzeichnisse, im Archiv häufig Repertorien genannt, mit deren Hilfe Archivmitarbeiter und Archivbenützer nach einschlägigen Unterlagen recherchieren können (siehe Bestände).

Die Erschließung erfolgt nach Provenienzen und Einzelbeständen. Unterlagen einer städtischen Dienststelle werden nicht mit Inhalten aus Sammlungsbeständen oder Nachlässen vermischt; Unterlagen verschiedener Dienststellen zur gleichen Thematik werden weiterhin getrennt aufbewahrt, können aber durch ihre inhaltliche Erschließung miteinander verknüpft werden.

Das Stadtarchiv macht Archivgut durch Vorlage im Lesesaal (im Original, auf Film oder am PC), durch Ausstellungen, allgemeine oder sachthematische Führungen oder durch Publikationen zugänglich.

Für die Anfertigung von Reproduktionen stehen bereit: Bürokopiergerät (Erstellung von SW- oder Farb-Kopien auf DIN A4 oder A3), Mikrofilm-Scanner (für 35mm Rollfilme oder Mikrofiches, Erstellung von Bilddaten und Versand per Email oder auf CD), Dokumenten-Scanner (Vorlagen bis DIN A3, Erstellung von SW- oder Farb-Ausdrucken auf DIN A4 und A3).

Im Lesesaal befindet sich eine Freihandbibliothek, die aus den Beständen der Wissenschaftlichen Stadtbibliothek zusammen gestellt ist. Neben Handbüchern, Lexika, Quelleneditionen, Monographien, Schriftenreihen und Zeitschriften zur deutschen, bayerischen und schwäbischen Landes-, Rechts-, Kirchen- und Kunstgeschichte können hier Forschungsarbeiten zur Memminger Stadt- und Regionalgeschichte (Bibliografie) eingesehen werden.